Самый качественный продукт или технология не принесут пользы, если они не будут аккуратно интегрированы в существующий организационный процесс.
В общем случае процесс внедрения состоит из ряда организационных действий, подготовительных работ технического и административного плана, тестовой (опытной) и промышленной эксплуатации.
Но вузы, как правило, имеют ряд специфических особенностей, которые необходимо учитывать при выборе тактики внедрения системы.
Наиболее заметными особенностями можно считать:
- Децентрализация принятия решений об автоматизации, что выражается в автономии структурных единиц вуза и отсутствии единой технической платформы.
- «Лоскутная» автоматизация процессов, которая приводит к отсутствию единых системных справочников и многократному дублированию данных, в том числе с ошибками.
- Хроническое недофинансирование проектов автоматизации, неопределенность бюджетов и конкуренция за уже выделенные деньги.
Мы стараемся учитывать все перечисленные особенности и, как правило, нам удается найти успешную схему внедрения информационной системы или инфраструктурного решения.
Наши базовые принципы при подходе к автоматизации в вузах можно сформулировать следующим образом:
Модульность систем
Любая система должна внедрятся поэтапно с получением конкретного практического результата вузом по итогам каждого этапа. Продолжительность одного этапа не должна превышать 3-4 месяцев.
Минимизация стоимости владения и стоимости отказа от внедренной системы
Не секрет, что довольно часто заказчик не может отказаться от эксплуатации системы без потери данных или без помощи разработчика. Мы стремимся обеспечить максимальную независимость заказчика от РАМЭК в процессе эксплуатации. С этой целью мы уделяем максимальное внимание процессу обучения пользователей и администраторов систем вуза. В случае если возникнет необходимость извлечения данных из системы или передачи ее на поддержку третьей компании, наши заказчики не будут испытывать трудностей. В процессе внедрения заказчик получает всю необходимую документацию и большую часть исходных кодов.
Создание пилотных зон
Проекты внедрения информационных систем достаточно продолжительны и сопряжены с преодолением естественного внутреннего сопротивления сотрудников организации. С учетом децентрализации управления процессами во многих вузах, такое сопротивление может оказаться фатальным для всего проекта.
Наиболее эффективный и на практике испытанный способ решения этой проблемы – создание пилотных зон внедрения. На первом этапе выбирается факультет или конкретный функциональный модуль системы и создается локальный участок автоматизации. Далее, по итогам внедрения, заказчик принимает окончательное решение о необходимости дальнейшей автоматизации тех или иных процессов. Такая тактика позволяет успокоить наиболее консервативно настроенных пользователей и тем самым обеспечить успех всего проекта.